（一） 使用手工檔案管理的弊端。
手工檔案管理的弊端在工商、稅務(wù)、金融、保險等行業(yè)都會存在一定弊端：第一，紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻閱查詢，容易損壞；第二，檔案的整理、編纂工作耗時費力造成檔案管理人員勞動強度大，檔案資料管理困難；第三，查詢比較慢，無法實現(xiàn)多人共享，造成查詢效率低；第四：無法與業(yè)務(wù)系統(tǒng)及辦公系統(tǒng)配合使用，信息流程斷檔等。
(二） 使用檔案影像管理系統(tǒng)的必要性。
針對原始的手檔案管理中存在的問題, 目前不少機關(guān)企業(yè)采用了檔案影像化管理銀行業(yè)的同仁普遍認(rèn)為影像系統(tǒng)最大的好處就是提高了檔案管理效率。稅務(wù)部門感覺有了檔案影像系統(tǒng)，查詢、提取納稅戶檔案又快又準(zhǔn)確，讓他們從繁重的整理工作中解脫出來，有更多時間和精力投入稅源管理中。保險企業(yè)的同志曾說，人身保險檔案的特點是時間長，投保人與日俱增，導(dǎo)致庫存壓力越來越大。
自從有了檔案影像系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案資料在完成掃描后，就被真空包裝封存，幾乎不再受溫濕度、獲塵等環(huán)境因素的影響，延長r 檔案資料的壽命，同時打包封存的資料不用裝盒裝箱，所占空間不到原來的三分之一，解決了人身保險檔案存期長、庫存壓力大的問題。使用檔案影像管理系統(tǒng)的好處是，第一,實現(xiàn)各類票據(jù)、檔案存儲、管理和查詢的電子化，提升票據(jù)的保存質(zhì)量;第二，規(guī)范檔案管理流程.減少業(yè)務(wù)資料處理過程的人工干預(yù)；第三，確保數(shù)據(jù)處理過程及處理結(jié)果的完整性和可靠性，提高票據(jù)和檔案材料的檢索速度;第四，通過對檔案的科學(xué)管理及高效利用，從而節(jié)省人力、物理和空間，節(jié)約成本、提高工作效率和單位服務(wù)水平。
